企业中的 Wiki、blog 及其他社区工具

当前 wiki 和 blog 在企业中的应用

    企业 wiki 的公认定义是由一家企业所使用的 wiki 的简单概念。这依然是一个新兴领域，wiki 提供者关注的是协作任务和用户驱动的应用程序开发。大多数 wiki 实现可用于企业之中，但是，企业 wiki 与其他 wiki 实现略有不同。通常，它们与企业身份管理和存储备份相集成，为将外部内容整合到 wiki 中提供工具，并包括其他协作支持。由软件公司交付的 wiki 提供服务与支持，而开源实现提供的则是尽力而为的服务。

企业 wiki 的应用

    在各种规模的公司中，wiki 一般都是由中小型团队使用的，主要是用于辅助基于文档的协作。常见应用方式可归入以下几类：

• 项目管理工具
  Wiki 用于创建和跟踪管理团队项目所需的所有项目文档，包括项目规划、日程安排、状态报告、规范、how-to 文档以及变更提议。此类应用大多源于创建自己的低成本、轻量级项目管理解决方案的小型团队。随后扩展到其他团队。在某些情况下，wiki 还作为整个公司项目管理的基础。
• 知识库
  企业或机构内的利益团体是由于致力于共同的目标、使用相同的工具或方法而形成的。这些团体从收集和共享关于这种共同利益的知识中受益。Wiki 用于以协作的方式贡献一组获取这些知识的文档。这些利益团体可以是呼叫中心团队、一组运用相同技术或方法学的项目团队、需要在其成员之间共享信息的多个部门，有时也可能是在工作过程中获得信息、需要共享此信息以帮助同事的个人。
• 文档储存库
  有效地部署 Wiki 以实现文档储存库，特别是在文档快速、频繁变化的情况下。这包括作为项目一部分开发、依然处于变动状态的文档以及必须长期更新的工作文档。

受控内容和 wiki 内容

    为企业环境作出的社区工具选择很大程度上取决于受控内容与非受控内容的对比结果。企业中的团队或团体在选择实现所需文档类型和交互方法的恰当途径时，会考虑到关键的权衡事项。企业文档和 Web 内容管理工具都基于工作流、策略、管理控制和监控。它们寻求的是确保发布高质量的信息，并确保文档在其整个生命周期中都得到正确的处理。与此完全相反， wiki 基于自我管理的范式，该范例不强制实行任何工作流，最大化内容提供者的自由和自律。使用 wiki 的团体通常也希望确保高质量的信息，但这只是编辑监督中的一项实践，不受控制和工作流直接支持。

    wiki 放弃集中化管理，以减少编辑工作或简化工作流过程。保持 wiki 内容正确、结构合理需要不断地进行监控和纠正。成功的 wiki 一般指定一个人或一个小组来监控所有更改，并且采取纠正措施以确保站点的质量。这种方法可能抹杀了集中化系统的优势，集中化系统的目标是通过经认可的工作流保持良好的秩序。但很多团队发现，与 wiki 环境能够带来的速度和团队创造力相比，为使其保持良好的秩序所需付出的努力微不足道。

您可能希望了解正规文档管理系统和 wiki 之间的其他差别。表 1 中概括了这些差别。

表 1. wiki 和文档管理系统之间的差别

与企业团队工具的关系

    企业团队工具表示文档管理方法的实例。通常，社区支持会指定给 Web 服务器和门户服务器，通过 Web 内容管理产品或协作产品支持。正如前面 Web 上的社区 一节所述，Web 站点或门户可以向社区之外的人提供关于该社区的较为静态的信息，并托管为该团队提供支持的应用程序。但是，社区交互的核心是共享共同创建和管理的信息。这就使人们开始关注企业中当前用于支持团队协作的工具。

    以 IBM 协作工具为例，Lotus Domino 是核心，另外还有 Lotus Domino Document Management 和 Lotus QuickPlace。为定位这些解决方案，您必须认识到团队需要一定程度的灵活性、控制和管理。一端是集中管理控制极少甚至完全没有的 wiki。另一端是有着严格控制和集中管理的 Domino 和 Domino.Doc®。中间是 QuickPlace，它包括集中管理，但将协作空间结构中的大部分指派给用户。wiki 根据其用户的一致意见进行有机演进，而在 Domino 数据库或 Domino Document Management 中，结构由管理员设定，用户在这些约束限制下工作。中间是 QuickPlace 协作空间，在其中，团队成员可以发展空间，但结构和交互的方面通常不在其控制范围内。

    与所有在线社区一样，企业也应该利用恰当的工具的承担恰当的角色，以便为团队提供支持。wiki 可能在快速生成信息、获取知识以及促进基层协作方面非常有效。当文档变得稳定时，您需要将一些通过 wiki 协作生成的文档移动到另外一个受控的储存库中。此类文档包括那些必须应用业务控制以便符合联邦或州法规的文档。部分此类文档可能需要从初始创建起到生命周期结束时一直在受控、受监管的环境中加以管理。其他一些文档可能是自动化人工过程中所必需的，因此必须在与工作流解决方案集成的受控设置下加以管理。

应用程序 wiki

    业务团队和面向任务的小组要求应用程序支持其职能。对此类应用程序的需求出现快，往往变化的也很快。它们支持特殊业务过程、数据收集和团队交互，并且往往会在任务完成或要求更改之后被废弃。这种 “可废弃的应用程序” 现象是业务团队使用基于 Web 的工具创建自己的环境化服务和解决方案大趋势的一部分。它还是对 wiki 在企业中日益增长的应用方式的一种扩展 —— 减少电子邮件交换。

    那些特殊、团队驱动、生命周期短的应用程序发挥了 Wiki 的优势，某些形式的 wiki 有可能会在其创建过程中扮演主要角色。例如，JotSpot 将自己列为应用程序 wiki，它提供工具、组件以及模板，以便快速开发这些类型的应用程序。IBM 也正在尝试这一概念。理念是支持一个技术方面较不成熟的社区 —— 只具备非常基础的 Web 技能，使其可开发所需应用程序。这一模型对于个人或团体、即时部署、聚合和团队所做的修改以及团队自身总体控制来说是一种直接的业务价值。

    在这个模型中，wiki 是开发工具和应用程序。团队成员协作处理应用程序，就像处理普通内容一样。大部分团队成员可以查看表示应用程序组件的附加标记，并可将这些组件放在一个页面上并通过关键字参数进行定制。少数 Web 技术指导团队成员可编写新组件，使用的同样是应用程序 wiki 的工具。

    应用程序 wiki 概念是全新的，现在，它在团队内的动态用法已众所周知。但是，对于组织来说，以试点模式为团队推行应用程序 wiki 无疑是合理的选择。考虑到 wiki 协作的根本特性，试点和生产部署之间相差无几。wiki 用户会任何他们认为对自己有帮助的东西。

结束语：Wiki 帮助团队更快完成工作

    如果，大多数企业已经认识到自己处于一个不断变化的环境之中，在这种环境中，改进团队交互和协作的速度和质量变得越来越重要。在与企业中已部署的其他社区工具结合使用时，Wiki 和 blog 将有助于建立健全、高产的社区，并有助于促进高效协作。组织应该考虑以试点方式应用 wiki 和 blog。他们会发现，团队自己将找到利用 wiki 和 blog 完成其工作的最佳方法。

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【责编:Peng】